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COME SI STRUTTURA UNA COLLABORAZIONE CON UNA CONTABILE IN REMOTO?

Con questo articolo rispondo ad una delle domande che mi viene rivolta molto spesso.
Qui di seguito elenco i passaggi fondamentali di una collaborazione in remoto.

 

Consulenza gratuita e accettazione del preventivo

 

Quando ricevo il contatto di un nuovo cliente, fissiamo una consulenza gratuita dove ci conosciamo e chiariamo i punti della nostra collaborazione, cioè cosa e come delegarmi la contabilità.
Dopo la prima consulenza e in base agli accordi presi, stilo un preventivo/contratto personalizzato tramite la piattaforma Giobby in base agli accordi presi.

Il passo successivo, che conferma e accetta il preventivo, è l’apposizione della firma. Può avvenire sia in modo digitale (ovvero mi verrà inviata la propria firma personale in formato jpg e la inserirò, su vostra richiesta, nel preventivo), sia attraverso il metodo standard in cui verrà stampato il preventivo/contratto, firmato e mi sarà reinviata la copia scansionata con la firma. 

 

 

Gestione di progetti, task e ore di lavoro

 

Quando i nuovi clienti acquistano un pacchetto di ore per delegarmi la loro contabilità, utilizzo TopTracker o Toggl per registrare i task che svolgo per loro. Si tratta di un timer per tenere traccia di tutto ciò che svolgo durante le ore di lavoro. Tra le varie funzioni disponibili, c’è anche la possibiltà di creare report. Una volta esaurito il numero di ore acquistate preparo il report e lo invio al/la cliente (ma, qualora lo desiderasse, può richiedermelo in qualunque momento): può così avere un quadro chiaro e completo di quanto tempo ho impiegato per ciascun task, giorno per giorno.

Per la gestione dei progetti esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Slack e Trello.

Slack permette ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

 

Contabilità online: lavorare da remoto è poco sicuro?

 

La risposta è NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Proprio per questo ho cambiato sistema operativo e sono passata a Linux che, tra tutti, è il sistema operativo più sicuro del momento (essendo poco usato e gratuito, nessun hacker farebbe dei virus per colpirlo). 

La sicurezza delle password e dei dati del mio cliente sono la mia priorità.

 

 

Spesso è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire i loro conti bancari) oppure dati sensibili come le loro carte di credito (quando mi viene delegato il pagamento o l’acquisto di un prodotto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e “blindata”. Io utilizzo LastPass che offre un’infinità di funzioni ed è totalmente gratuito. 

 

Ma come faccio a fidarmi di una contabile in remoto che per me è, di fatto, una sconosciuta?

 

Una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare se da entrambe le parti non esiste fiducia reciproca.

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo. Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati sensibili, informazioni personali e alla gestione della sua contabilità che di fatto è la parte più importante del suo business?

Ti invito a riflettere su questo punto: la sopravvivenza stessa del mio business dipende esclusivamente dalla mia reputazione, fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.

Per poter fidarci l’uno dell’altra, dobbiamo porci degli obiettivi da raggiungere.

 

 

Il primo è quello di prendere in carico i task e completarli nei tempi e nei modi stabiliti. Così il cliente potrà dedicarsi ad altri aspetti della sua azienda, quelli che non può delegare e che fanno crescere il suo business, senza preoccuparsi del mio lavoro.

Stabiliremo degli step, ogni compito avrà una procedura chiara e standard.

Questo ci permetterà di avere meno errori, di seguire una procedura per il raggiungimento dell’obiettivo e di garantirla.

Permetto al committente di controllare lo stato delle lavorazioni in qualsiasi momento e da ogni dispositivo, basterà che si colleghi a slack o trello per poter vedere i report delle sue attività.
Il cliente avrà accesso ad un archivio condiviso dei documenti, ordinato, semplice ed intuitivo dove condivideremo i file necessari al completamento degli obiettivi.

La tua contabile in remoto prevederà delle crisi di liquidità (nel caso ci fossero), fornirà mensilmente un report economico-finanziario, analizzerà i costi fissi e variabili e ti comunicherà il margine di utile da poter utilizzare. Si interfaccerà con il tuo commercialista (nel caso questa figura non fosse presente ho la soluzione che fa al caso tuo, contattami) per ogni tipo di operazione non di sua competenza, per chiudere il bilancio e per redigere la tua dichiarazione dei redditi.

 

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